Oracle NetSuite ERP là gì? Tất tần tật về Cloud ERP này

Oracle NetSuite ERP là gì?

Oracle NetSuite ERP là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng đám mây (cloud) của Oracle, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các hoạt động cốt lõi như tài chính – kế toán, bán hàng, mua hàng, tồn kho, CRM, sản xuất và vận hành trên một nền tảng duy nhất, với dữ liệu thời gian thực và khả năng mở rộng toàn cầu.

NetSuite ERP được thiết kế cho doanh nghiệp đang tăng trưởng, hoạt động đa chi nhánh, đa pháp nhân hoặc có định hướng mở rộng quốc tế, nơi yêu cầu chuẩn quản trị cao và tính nhất quán dữ liệu. NetSuite ERP đang được tin dùng bởi Con Cưng, Vua Nệm, Lifewear Technologies Việt Nam, Amanotes, TLC Logistics...

Các phân hệ chính của Oracle NetSuite ERP

Oracle NetSuite ERP được thiết kế như một nền tảng quản trị thống nhất, trong đó mỗi phân hệ không vận hành độc lập mà liên thông dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời vận hành – từ giao dịch phát sinh đến báo cáo tài chính.

1. Financial Management – Nền tảng cốt lõi của Oracle NetSuite ERP

Financial Management trong Oracle NetSuite được cấu trúc theo nhiều lớp chức năng, mở rộng dần theo mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Các phân hệ tài chính chính bao gồm:

Xem thêm: SuiteSuccess Financials First Standard hay NetSuite OneWorld?

1.1. NetSuite Financials Mid-Market Cloud Service (Core ERP)

Đây là module tài chính cơ bản và bắt buộc của Oracle NetSuite, đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ hệ thống ERP.
Phân hệ này cung cấp các chức năng tài chính cốt lõi như:

• General Ledger (GL)
• Accounts Receivable (AR)
• Accounts Payable (AP)
• Sales Order & Purchasing
• Inventory Accounting
• Expense Reporting
• Dashboard và báo cáo tài chính theo thời gian thực

Core ERP phù hợp với doanh nghiệp vận hành trong một pháp nhân, một quốc gia, với yêu cầu kế toán – tài chính tiêu chuẩn.

1.2. NetSuite OneWorld

NetSuite OneWorld là lớp kiến trúc mở rộng dành cho doanh nghiệp có nhu cầu:

• Quản lý nhiều công ty con (subsidiaries)
• Hoạt động đa quốc gia, đa tiền tệ
• Chuẩn hoá quy trình tài chính trên phạm vi toàn cầu

OneWorld cho phép hợp nhất dữ liệu tài chính, báo cáo tập đoàn, quản lý thuế, tuân thủ và kiểm soát nội bộ xuyên biên giới trên một hệ thống duy nhất.

1.3. NetSuite Financial Management Mid-Market (tài chính nâng cao)

Đây là phân hệ nâng cao nghiệp vụ tài chính, mở rộng trên Core ERP, phù hợp với CFO và phòng tài chính chuyên sâu.
Phân hệ này bổ sung các chức năng như:

• Advanced Budgeting
• Expense Allocation
• Amortization & Advanced Billing
• Milestone Billing (khi kết hợp Project Management)
• Statistical Accounting
• Dynamic Allocation

Financial Management Mid-Market giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, lợi nhuận và dòng tiền ở mức độ chi tiết và linh hoạt hơn.

1.4. NetSuite Fixed Asset Management

Phân hệ này tập trung vào quản lý tài sản cố định, tích hợp chặt chẽ với sổ cái kế toán.
Chức năng chính bao gồm:

• Ghi nhận, khấu hao, thanh lý và đánh giá lại tài sản
• Tự động hoá bút toán kế toán tài sản
• Báo cáo giá trị tài sản và chi phí khấu hao theo thời gian thực

Fixed Asset Management đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có quy mô đầu tư tài sản lớn, nhiều tài sản hoặc yêu cầu tuân thủ kế toán chặt chẽ.

2. NetSuite Order Management – Quản lý bán hàng xuyên suốt NetSuite ERP

Trong kiến trúc của Oracle NetSuite, quy trình bán hàng – thu tiền (Order to Cash) không phải là một module độc lập ngay từ đầu, mà đã được tích hợp sẵn trong Core ERP.

2.1. Order to Cash trong Core ERP

Phân hệ NetSuite Financials Mid-Market Cloud Service (Core ERP) đã bao gồm các chức năng bán hàng cốt lõi, phục vụ vận hành nghiệp vụ hàng ngày, như:

• Sales Order Entry
• Pricing & Discount cơ bản
• Invoicing (A/R)
• Revenue ghi nhận theo chuẩn kế toán
• Theo dõi công nợ khách hàng
• Kết nối trực tiếp với Inventory, Shipping và GL

Ở cấp độ này, NetSuite phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý giao dịch bán hàng chuẩn, tập trung vào xử lý đơn hàng, giao nhận và thu tiền một cách liền mạch.

2.2. NetSuite CRM+ – Mở rộng Order Management theo chiều sâu

Khi doanh nghiệp cần quản lý toàn bộ vòng đời bán hàng, từ lead → cơ hội → báo giá → đơn hàng → hậu mãi, NetSuite cung cấp phân hệ mở rộng NetSuite CRM+.

CRM+ bổ sung các năng lực quan trọng cho Order Management:

Sales & Marketing

• Sales Force Automation (SFA)
• Quản lý báo giá (Quote) và chuyển đổi trực tiếp sang Sales Order
• Marketing Automation với Campaigns, Online Forms
• Theo dõi và nuôi dưỡng lead theo hành trình khách hàng

Customer Support & Service

• Case Management: tiếp nhận, phân luồng, escalation yêu cầu hỗ trợ
• Quản lý lịch sử tương tác khách hàng xuyên suốt bán hàng – hậu mãi

Productivity & Collaboration

• Công cụ làm việc: contacts, calendar, events
• Workspace với Real-Time Dashboards và báo cáo theo vai trò (Sales, Manager, CS)

Customer & Partner Portal

• Customer Self-Service Portal với số lượng login không giới hạn
• Partner Management với Basic Partner Portal hỗ trợ mô hình kênh phân phối

2.3. Giá trị cốt lõi của NetSuite Order Management

Sự khác biệt của NetSuite nằm ở việc:

• Sales, Finance và Operations dùng chung một nguồn dữ liệu
• Đơn hàng không “đứt gãy” giữa CRM – ERP – Kế toán
• Doanh thu, công nợ, tồn kho và lợi nhuận được phản ánh theo thời gian thực

Nhờ đó, Order Management trong NetSuite không chỉ là xử lý đơn hàng, mà trở thành xương sống kết nối tăng trưởng doanh thu với kiểm soát tài chính.

3. Inventory & Supply Chain Management – Kiểm soát tồn kho và chuỗi cung ứng

Trong Oracle NetSuite, quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng không tách rời kế toán, mà được thiết kế gắn chặt với các quy trình tài chính và vận hành.

3.1. Procure to Pay trong Core NetSuite ERP

Quy trình mua hàng – thanh toán (Procure to Pay) đã được bao gồm sẵn trong NetSuite Financials Mid-Market Cloud Service (Core ERP), không yêu cầu mua thêm module.

Các chức năng tiêu chuẩn trong Core ERP bao gồm:

• Purchase Requisition & Purchase Order
• Nhận hàng (Item Receipt)
• Vendor Bill & Accounts Payable
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp
• Hạch toán tồn kho và chi phí mua hàng vào GL theo thời gian thực

Core ERP đáp ứng tốt nhu cầu mua hàng vận hành, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc chuỗi cung ứng chưa quá phức tạp.

3.2. NetSuite Procurement Mid-Market – Mua hàng & kiểm soát chi phí nâng cao

Phân hệ NetSuite Procurement Mid-Market Cloud Service mở rộng Procure to Pay theo hướng chiến lược và kiểm soát chi phí.

Phân hệ này hỗ trợ:

• Quản lý quan hệ nhà cung cấp và chi tiêu mua sắm (procurement spend)
• Requisition nâng cao:
  • Tách một requisition thành nhiều vendor PO
  • Hoặc gộp nhiều requisition vào một PO
• Purchase Contracts với giá mua đã đàm phán
• Blanket Purchase Orders cho mua khối lượng lớn, giao hàng theo lịch định trước

Procurement Mid-Market phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hoá quy trình mua hàng, kiểm soát ngân sách và tối ưu giá mua.

3.3. NetSuite Demand Planning – Hoạch định nhu cầu & kế hoạch tồn kho

NetSuite Demand Planning Mid-Market Cloud Service giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý tồn kho bị động sang hoạch định dựa trên dữ liệu.

Chức năng chính bao gồm:

• Dự báo nhu cầu (Demand Projection) theo lịch sử bán hàng hoặc forecast
• Inventory Planning theo mức tồn kho mục tiêu
• Tự động đề xuất Purchase Orders và/hoặc Work Orders
  (Work Orders yêu cầu thêm phân hệ sản xuất)

Demand Planning đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có:

• Danh mục sản phẩm lớn
• Nhu cầu biến động theo mùa
• Áp lực tối ưu vòng quay tồn kho

3.4. NetSuite Inventory Management – Quản lý tồn kho nâng cao

Phân hệ NetSuite Inventory Management Mid-Market Cloud Service mở rộng khả năng quản lý tồn kho cho doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hoặc phân phối.

Các chức năng nổi bật:

• Matrix Items (màu sắc, size, biến thể)
• Quản lý Serial & Lot
• Barcode cho item và giao dịch
• Pick – Pack – Ship
• Tự động tính Reorder Point & Lead Time
• Quy trình xử lý bảo hành, đổi trả
• Biểu mẫu in phục vụ vận hành kho
• Tích hợp NetSuite Ship Central

Phân hệ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chi tiết, giảm sai sót và tăng hiệu suất xử lý đơn hàng.

3.5. NetSuite WMS – Quản lý kho vận chuyên sâu

NetSuite WMS Cloud Service là lớp nâng cao nhất trong quản lý kho, dành cho doanh nghiệp có khối lượng xử lý lớn hoặc nhiều kho.

WMS cung cấp:

• Barcode Scanning với thiết bị RF / Mobile
• Single & Multi-Order Picking
• Putaway & Picking không giấy (paperless)
• In nhãn GS1, packlist
• Tích hợp vận chuyển UPS/FedEx
• Smart Count (kiểm kê thông minh)
• Tích hợp NetSuite Ship Central

NetSuite WMS yêu cầu phải có Inventory Management, và phù hợp với các mô hình:

• Distribution
• Retail chuỗi
• E-commerce quy mô lớn
• Kho trung tâm – nhiều điểm giao hàng

3.6. Tổng thể giá trị Inventory & Supply Chain trong NetSuite

Điểm cốt lõi của NetSuite là:

• Tồn kho, mua hàng, bán hàng và kế toán dùng chung một dữ liệu
• Không cần đối soát giữa ERP – WMS – kế toán
• Giá trị tồn kho, COGS và lợi nhuận được cập nhật theo thời gian thực

Inventory & Supply Chain Management trong NetSuite không chỉ giúp “biết còn bao nhiêu hàng”, mà giúp doanh nghiệp ra quyết định mua – bán – sản xuất dựa trên dữ liệu hợp nhất.

4. Manufacturing & Operations – Dành cho doanh nghiệp sản xuất

Trong Oracle NetSuite, sản xuất không được bao gồm sẵn trong Core ERP.
Doanh nghiệp sản xuất cần mua bổ sung các phân hệ Manufacturing tương ứng với mức độ phức tạp của hoạt động vận hành, từ lắp ráp cơ bản đến sản xuất theo công đoạn và kiểm soát chất lượng.

Xem thêm: NetSuite SuiteSuccess Manufacturing có gì? Toàn bộ cấu phần tạo nên một hệ thống sản xuất tinh gọn, thời gian thực

4.1. NetSuite Work Orders & Assemblies – Sản xuất cấp độ 1

Đây là phân hệ sản xuất nền tảng, phù hợp với doanh nghiệp:

• Lắp ráp sản phẩm
• Sản xuất theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch tồn kho
• Chưa cần routing, work center chi tiết

Chức năng chính bao gồm:

• Quản lý Assembly Items với nhiều cấp BOM (multi-level sub-components)
• Assembly Build / Unbuild
• Theo dõi tồn kho thành phẩm và bán thành phẩm
• Work Orders cho:
  • Production Orders (sản xuất bù tồn kho)
  • Special Orders (sản xuất theo đơn khách hàng)
• Manufacturing Mobile SuiteApp để ghi nhận dữ liệu xưởng bằng thiết bị cầm tay

Phân hệ này tạo nền tảng để doanh nghiệp kết nối sản xuất với tồn kho và kế toán.

4.2. NetSuite Mfg WIP & Routings – Sản xuất cấp độ 2

Khi doanh nghiệp cần quản lý sản xuất theo công đoạn, NetSuite cung cấp phân hệ Mfg WIP & Routings.

Phân hệ này cho phép:

• Định nghĩa Work Centers
• Thiết lập Routings với:
  • Setup time
  • Run rate
• Theo dõi hoạt động sản xuất theo từng bước (operation sequence)
• Ghi nhận:
  • Chi phí nhân công
  • Chi phí máy móc
  • Chi phí nguyên vật liệu
  • Chi phí trực tiếp và gián tiếp (overhead)
• Tập hợp chi phí vào Work In Process (WIP) theo thời gian thực

Phân hệ này yêu cầu đã có Work Orders & Assemblies và Inventory Management.

4.3. NetSuite Quality Management – Quản lý chất lượng sản xuất

NetSuite Quality Management Cloud Service bổ sung lớp kiểm soát chất lượng (QA/QC) xuyên suốt quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng.

Chức năng chính gồm:

• Quality Specifications & Inspections
  • Định nghĩa tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện pass/fail
  • Gắn tiêu chuẩn với item, vendor, hoặc giao dịch cụ thể
• Thu thập dữ liệu kiểm tra tại xưởng bằng tablet
• Phân tích pass/fail theo thời gian thực
• Ghi nhận hình ảnh phục vụ đánh giá sau kiểm tra
• Xử lý Non-conformance:
  • Tự động kích hoạt theo rule
  • Tuỳ chỉnh quy trình xử lý bằng SuiteFlow
• Báo cáo và KPI chất lượng
• Khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài

Quality Management đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp:

• Sản xuất theo tiêu chuẩn
• Có yêu cầu truy xuất nguồn gốc
• Cần tuân thủ quy định chất lượng nội bộ hoặc bên thứ ba

4.4. Tổng thể Manufacturing & Operations trong NetSuite

Điểm khác biệt của NetSuite trong sản xuất là:

• Sản xuất – tồn kho – kế toán – tài chính nằm trên cùng một hệ thống
• Chi phí WIP, giá thành và tồn kho được ghi nhận theo thời gian thực
• Doanh nghiệp có thể mở rộng từng cấp độ sản xuất, không bắt buộc triển khai tất cả ngay từ đầu

Cách tiếp cận này giúp NetSuite phù hợp với cả:

• Doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ
• Doanh nghiệp đang mở rộng từ lắp ráp sang sản xuất theo quy trình chuẩn

5. Project Management & Job Costing – Quản lý dự án và chi phí theo công việc

Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, triển khai theo dự án, EPC, IT, tư vấn hoặc xây dựng, việc kiểm soát chi phí và lợi nhuận theo từng dự án là yêu cầu cốt lõi.
Oracle NetSuite cung cấp phân hệ Project Management để quản lý dự án xuyên suốt từ lập kế hoạch đến ghi nhận chi phí và doanh thu.

5.1. NetSuite Project Management – Nền tảng quản lý dự án

NetSuite Project Management Mid-Market Cloud Service cho phép doanh nghiệp quản lý dự án trực tiếp trên ERP, không cần hệ thống PM riêng biệt.

Phân hệ này bao gồm:

• Estimated Costing
  Lập dự toán chi phí dự án làm cơ sở so sánh với chi phí thực tế phát sinh
• Project Task Management
  Quản lý cấu trúc dự án theo task, giai đoạn và mốc công việc
• Project Time Tracking
  Ghi nhận thời gian làm việc của nhân sự theo từng dự án / task
• Utilization & Backlog Reporting
  Theo dõi hiệu suất sử dụng nguồn lực, khối lượng công việc tồn và năng lực triển khai

5.2. Job Costing – Kết nối trực tiếp với tài chính

Điểm mạnh của Project Management trong NetSuite là job costing không tách rời kế toán.

Các chi phí phát sinh trên dự án được tự động ghi nhận từ:

• Time entry của nhân sự
• Vendor bill / subcontractor
• Chi phí mua sắm vật tư
• Các bút toán phân bổ chi phí

Toàn bộ chi phí được:

• Gắn trực tiếp với Project – Task
• Hạch toán vào GL theo thời gian thực
• So sánh liên tục giữa Estimated vs Actual Cost

5.3. Giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp dự án

Với Project Management trong NetSuite, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi lãi – lỗ từng dự án ngay trong quá trình triển khai
• Phát hiện sớm vượt ngân sách hoặc chậm tiến độ
• Đánh giá hiệu quả sử dụng nhân sự theo dự án
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu hợp nhất, không cần đối soát nhiều hệ thống

5.4. Phù hợp với những mô hình nào?

Phân hệ Project Management & Job Costing đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp tư vấn, dịch vụ chuyên môn
• Công ty triển khai phần mềm, IT services
• EPC, xây dựng, cơ điện
• Doanh nghiệp làm việc theo hợp đồng dự án

6. NetSuite Reporting & Analytics – Quản trị bằng dữ liệu thời gian thực

NetSuite cung cấp hệ thống báo cáo và phân tích tích hợp:

• Dashboard theo vai trò
• Báo cáo tài chính, vận hành
• Drill-down đến giao dịch gốc

Điểm khác biệt:

• Không cần xuất Excel để phân tích
• Lãnh đạo tự theo dõi KPI
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực

Oracle NetSuite ERP khác gì phần mềm kế toán và ERP truyền thống?

Điểm khác biệt lớn nhất của NetSuite nằm ở nền tảng và triết lý thiết kế:

NetSuite SuiteSuccess là gì và vai trò của SuiteSuccess trong NetSuite ERP

SuiteSuccess là phương pháp triển khai và bộ giải pháp được Oracle NetSuite xây dựng sẵn theo ngành nghề và quy mô doanh nghiệp, dựa trên kinh nghiệm hàng chục nghìn dự án toàn cầu.

SuiteSuccess giúp:

• Rút ngắn thời gian triển khai
• Áp dụng sẵn best practices theo ngành
• Giảm rủi ro khi thiết kế hệ thống từ đầu
• Định hình lộ trình mở rộng dài hạn

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đánh giá NetSuite ERP?

Trước khi quyết định Oracle NetSuite, doanh nghiệp nên:

• Rà soát quy trình hiện tại (as-is)
• Chuẩn hóa dữ liệu kế toán và master data
• Xác định rõ mục tiêu quản trị, không chỉ IT
• Hiểu rõ phạm vi triển khai theo từng giai đoạn

Việc chuẩn bị này giúp doanh nghiệp đánh giá NetSuite đúng bản chất, thay vì chỉ nhìn vào chi phí license.

Thông điệp từ tác giả Lạc Phạm - Oracle NetSuite SuiteSuccess Global Editions Alignment Excellence

Oracle NetSuite là nền tảng ERP có cấu trúc mở và mở rộng theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng:

• Phân hệ nào đã có sẵn trong Core ERP
• Phân hệ nào cần mua thêm theo mức độ phức tạp vận hành

sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư, đồng thời đảm bảo hệ thống có thể mở rộng lâu dài mà không phải tái triển khai.

Tuy nhiên, để NetSuite thực sự phát huy hiệu quả, vai trò của đơn vị tư vấn triển khai là yếu tố mang tính quyết định. Tại Việt Nam hiện nay, có một số công ty tư vấn Oracle NetSuite uy tín như S4 Consulting, Gimasys,… cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và hỗ trợ NetSuite cho nhiều ngành nghề khác nhau.

Trong đó, S4 Consulting được đánh giá là đơn vị tư vấn hàng đầu về Oracle NetSuite tại Việt Nam, với:

• Đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm triển khai thực tế
• Am hiểu sâu các phân hệ tài chính, bán hàng, chuỗi cung ứng, sản xuất và dự án
• Phương pháp triển khai Fast & Saving, giúp doanh nghiệp:
  • Rút ngắn thời gian go-live
  • Kiểm soát phạm vi dự án
  • Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và khả năng mở rộng

Việc lựa chọn đúng phân hệ NetSuite kết hợp với đúng đối tác tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ “chạy được ERP”, mà còn sử dụng ERP như một nền tảng quản trị và tăng trưởng dài hạn.

SuiteSuccess đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tiếp cận NetSuite một cách bài bản, giảm rủi ro và tối ưu giá trị đầu tư ERP trong dài hạn.