Trong quá trình triển khai Oracle NetSuite, SAP S/4HANA, Oracle Fusion Cloud ERP và Microsoft Dynamics 365, một trong những vấn đề doanh nghiệp thường gặp là chi phí User License tăng nhanh khi mở rộng số lượng người dùng.
Đối với quy trình mua sắm (Procurement), hàng nghìn nhân viên có thể cần tạo yêu cầu mua hàng hoặc tham gia phê duyệt. Nếu tất cả đều phải sử dụng trực tiếp Cloud ERP, chi phí bản quyền sẽ là gánh nặng rất khủng khiếp với doanh nghiệp lớn.
ExtSuite Procurement được phát triển để giải quyết chính bài toán này.
ExtSuite là gì?
ExtSuite Procurement là giải pháp Request-to-Pay (R2P) Cloud dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, giúp số hóa toàn bộ quy trình mua sắm từ Budgeting, Purchase Request, Approval, Sourcing, Purchase Order, Goods Receipt đến Invoice Matching.
ExtSuite được xây dựng theo mô hình ERP Satellite Application, tích hợp với các hệ thống ERP hàng đầu như:
- Oracle NetSuite
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud ERP
- Microsoft Dynamics 365
Thay vì để toàn bộ người dùng truy cập trực tiếp vào ERP, nhân viên sẽ làm việc trên ExtSuite, trong khi ERP vẫn đóng vai trò System of Record lưu trữ dữ liệu chính thức.
Vì sao doanh nghiệp cần ExtSuite?
Các Cloud ERP hiện đại đều cung cấp module Procurement. Tuy nhiên, khi triển khai thực tế tại các doanh nghiệp lớn, nhiều tổ chức gặp các hạn chế như:
- Chi phí Cloud ERP User License rất cao, không thực tế nếu đầu tư cho 100% nhân viên quyền truy cập ERP.
- Khó tùy chỉnh quy trình mua sắm theo đặc thù doanh nghiệp, đặc biệt là quy trình phê duyệt.
- Ngân sách kém linh hoạt khi gắn chặt với tài khoản kế toán (COA), trong khi nhu cầu quản trị khoản mục chi phí là linh động.
- Trải nghiệm người dùng chưa tối ưu cho nhân viên không thường xuyên sử dụng ERP.
- Mỗi thay đổi quy trình đều ảnh hưởng đến hệ thống ERP lõi.
ExtSuite được thiết kế để giải quyết các vấn đề này mà không làm thay đổi kiến trúc ERP hiện hữu.
Sự khác biệt của ExtSuite Procurement
Chuyên sâu hơn module Procurement của ERP
ExtSuite tập trung vào nghiệp vụ Request-to-Pay + Budgeting, cung cấp nhiều khả năng mở rộng mà các module tiêu chuẩn trên ERP thường không có.
Ví dụ:
- Multi-level Approval
- Budget Control tại PR và PO.
- Tích hợp và tải hóa đơn điện tử tự động.
Linh hoạt hơn ERP
Quy trình mua sắm có thể được cấu hình nhanh mà không cần tùy biến sâu trên SAP, Oracle hay Microsoft Dynamics.
Điều này giúp:
- Giảm chi phí triển khai
- Giảm rủi ro khi nâng cấp ERP
- Triển khai nhanh hơn
- Dễ dàng mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp
Tiết kiệm đến 2/3 chi phí Cloud ERP User License
Đây là một trong những lợi ích quan trọng nhất.
Thay vì cấp tài khoản login ERP cho toàn bộ:
- Nhân viên
- Quản lý
- Người phê duyệt
- Bộ phận mua hàng
Doanh nghiệp chỉ cần cấp License ERP cho các nhóm thực sự cần làm việc trên hệ thống ERP như:
- Finance
- Accounting
- Procurement Operations
- ERP Administrator
Phần lớn người dùng còn lại làm việc trên ExtSuite.
Trong nhiều mô hình triển khai, doanh nghiệp có thể giảm tới 2/3 chi phí Cloud ERP User License, tùy thuộc vào cơ cấu người dùng và chính sách cấp phép của từng nền tảng ERP.
Kết luận
ExtSuite Procurement không thay thế Oracle NetSuite hay bất kỳ hệ thống ERP nào.
ExtSuite đóng vai trò là nền tảng Request-to-Pay chuyên sâu, giúp doanh nghiệp mở rộng năng lực quản trị mua sắm với trải nghiệm người dùng tốt hơn, khả năng tùy chỉnh linh hoạt hơn và chi phí sở hữu tối ưu hơn.
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng Oracle NetSuite, SAP S/4HANA, Oracle Fusion Cloud ERP hoặc Microsoft Dynamics 365, ExtSuite là giải pháp giúp:
- Chuyên sâu hóa quy trình Request-to-Pay.
- Tùy chỉnh nghiệp vụ nhanh mà không ảnh hưởng ERP lõi.
- Tích hợp hai chiều qua API.
- Giảm tới 70% chi phí Cloud ERP User License trong nhiều mô hình triển khai.
- Giữ ERP là hệ thống dữ liệu trung tâm (Single Source of Truth).
Tìm hiểu thêm về ExtSuite tại đây.
