Cloud ERP đang ngày càng trở thành nền tảng cốt lõi của doanh nghiệp. Nhưng ERP không phải lúc nào cũng là nơi phù hợp để giải quyết mọi bài toán vận hành. Khi doanh nghiệp phát triển, các nhu cầu như tự động hóa quy trình, quản lý chi phí nhân viên, mua sắm nội bộ, phê duyệt, kiểm soát chứng từ hay xây dựng các ứng dụng chuyên biệt thường xuất hiện bên ngoài phạm vi chức năng tiêu chuẩn của ERP.
Đây chính là khoảng trống mà ExtSuite hướng tới.
ExtSuite là nền tảng ứng dụng mở rộng theo mô hình Hybrid 2 Tier ERP dành cho các doanh nghiệp đang sử dụng Cloud ERP, giúp Extend - Automate - Optimize các quy trình nghiệp vụ mà không cần thay thế hay làm thay đổi hệ thống ERP lõi.
Tìm hiểu thêm về Giải pháp extSuite Procurement
ExtSuite là gì?
ExtSuite là nền tảng các ứng dụng mở rộng được thiết kế để hoạt động cùng Cloud ERP.
Thay vì đưa tất cả nghiệp vụ vào ERP, doanh nghiệp có thể sử dụng ExtSuite cho những quy trình cần trải nghiệm người dùng đơn giản hơn, cần phục vụ số lượng người dùng lớn hơn hoặc cần được triển khai nhanh hơn.
ExtSuite được định hướng như một extension layer cho Cloud ERP, nằm giữa người dùng, các ứng dụng nghiệp vụ và hệ thống ERP trung tâm.
Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang sử dụng những nền tảng ERP lớn như:
- Oracle NetSuite
- Oracle Fusion Cloud
- SAP S/4HANA Public Cloud
- Microsoft Dynamics 365
ExtSuite không nhằm thay thế ERP. Ngược lại, mục tiêu là tận dụng ERP như hệ thống lõi về tài chính và dữ liệu doanh nghiệp, đồng thời mở rộng những năng lực mà ERP tiêu chuẩn không nhất thiết phải đảm nhiệm.
Vì sao doanh nghiệp cần một lớp mở rộng cho Cloud ERP?
Một trong những vấn đề phổ biến của Cloud ERP là chi phí và độ phức tạp tăng lên khi doanh nghiệp muốn mở rộng ERP đến nhiều nhóm người dùng hơn.
Ví dụ, một doanh nghiệp có thể chỉ cần 100 người làm việc trực tiếp trên ERP, nhưng có hàng nghìn nhân viên cần:
- Gửi yêu cầu mua hàng
- Đề nghị thanh toán
- Khai báo chi phí
- Gửi chứng từ
- Phê duyệt
- Theo dõi ngân sách
- Kiểm tra trạng thái giao dịch
Nếu tất cả những người dùng này đều phải sử dụng ERP với đầy đủ chức năng, chi phí license, đào tạo và quản trị hệ thống có thể tăng đáng kể.
Trong khi đó, phần lớn người dùng chỉ cần một tập hợp chức năng rất nhỏ.
ExtSuite giải quyết bài toán này bằng cách đưa các nghiệp vụ phù hợp ra khỏi giao diện ERP, nhưng vẫn duy trì ERP là hệ thống ghi nhận và kiểm soát dữ liệu tài chính.
ExtSuite - Extend. Automate. Optimize.
ExtSuite được xây dựng xoay quanh ba định hướng chính.
1. Extend - Mở rộng ERP
Không phải mọi nghiệp vụ đều cần được phát triển trực tiếp bên trong ERP.
ExtSuite cung cấp các ứng dụng chuyên biệt cho những quy trình nằm xung quanh ERP, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi sử dụng của hệ thống mà không cần thay đổi kiến trúc ERP lõi.
Một số nhóm nghiệp vụ có thể được mở rộng gồm:
- Employee Self-Service
- Expense Management
- Procurement
- Purchase Requisition
- Approval Workflow
- AP Automation
- Document Management
- Vendor Collaboration
- Internal Request
- Budget Control
Điểm quan trọng là các ứng dụng này được thiết kế để phục vụ đúng một nghiệp vụ hoặc một nhóm người dùng cụ thể, thay vì đưa người dùng vào một hệ thống ERP với hàng trăm chức năng mà họ không cần.
2. Automate - Tự động hóa quy trình
Một ERP mạnh không đồng nghĩa với việc mọi quy trình xung quanh ERP đều đã được tự động hóa.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng email, Excel, biểu mẫu hoặc các quy trình phê duyệt thủ công cho các nghiệp vụ trước khi dữ liệu được đưa vào ERP.
ExtSuite hướng đến việc tự động hóa các bước này.
Ví dụ:
Nhân viên → Tạo yêu cầu → Phê duyệt → Kiểm tra → ERP
thay vì:
Nhân viên → Email/Excel → Kế toán kiểm tra → Nhập ERP → Phê duyệt → Theo dõi thủ công
Khi quy trình được số hóa và tự động hóa ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và tăng khả năng kiểm soát.
3. Optimize - Tối ưu vận hành
ERP thường tập trung vào system of record - nơi dữ liệu nghiệp vụ chính thức được ghi nhận.
ExtSuite tập trung nhiều hơn vào system of engagement - nơi người dùng tương tác với quy trình.
Hai lớp này bổ trợ cho nhau.
Người dùng có thể có một trải nghiệm đơn giản, trực quan và phù hợp với từng nghiệp vụ, trong khi ERP vẫn giữ vai trò trung tâm trong:
- Financial Accounting
- General Ledger
- Accounts Payable
- Accounts Receivable
- Inventory
- Procurement
- Order Management
- Reporting
- Master Data
Điều này tạo ra một kiến trúc trong đó ERP vẫn là core system, nhưng không nhất thiết phải là nơi mọi người dùng phải làm việc trực tiếp.
Pre-built integrations với các Cloud ERP phổ biến
Một trong những điểm khác biệt của ExtSuite là định hướng xây dựng các pre-built integrations với những nền tảng ERP phổ biến trên thị trường.
ExtSuite được định hướng hỗ trợ:
Oracle NetSuite | Oracle Fusion Cloud | SAP S/4HANA Public Cloud | Microsoft Dynamics 365
Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đã đầu tư đáng kể vào Cloud ERP và không muốn xây dựng lại toàn bộ hệ thống chỉ để giải quyết một số nhu cầu vận hành mới.
Thay vì thay đổi ERP, doanh nghiệp có thể bổ sung một lớp ứng dụng chuyên biệt bên ngoài và đồng bộ dữ liệu với ERP.
ExtSuite và chiến lược 2-Tier ERP
ExtSuite cũng có thể được xem như một thành phần trong chiến lược 2-Tier ERP.
Trong mô hình truyền thống, doanh nghiệp thường cố gắng triển khai cùng một ERP cho tất cả công ty, chi nhánh và đơn vị thành viên.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này không phải lúc nào cũng tối ưu.
Một tập đoàn có thể sử dụng ERP enterprise như NetSuite, SAP hoặc Oracle Fusion cho công ty mẹ, trong khi các đơn vị nhỏ hơn cần một giải pháp đơn giản, chi phí thấp và triển khai nhanh hơn.
ExtSuite có thể đóng vai trò là lớp ứng dụng vệ tinh, giúp các đơn vị hoặc nhóm người dùng này tiếp cận các quy trình nghiệp vụ cần thiết mà không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ ERP enterprise.
Điều này mở ra một hướng tiếp cận khác:
Không phải mọi người dùng đều cần một ERP license đầy đủ để tham gia vào quy trình doanh nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng ExtSuite?
ExtSuite đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp gặp một hoặc nhiều vấn đề sau:
ERP license quá đắt khi mở rộng người dùng
Doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên nhưng chỉ một phần nhỏ cần sử dụng đầy đủ ERP.
Quy trình nghiệp vụ nằm ngoài ERP
Các quy trình như employee expense, request, approval hoặc internal procurement vẫn đang được xử lý qua email và Excel.
ERP không nên bị custom quá nhiều
Doanh nghiệp muốn hạn chế customization vào ERP core để giảm chi phí bảo trì và rủi ro khi nâng cấp.
Cần triển khai một ứng dụng nghiệp vụ nhanh
Một quy trình mới cần được triển khai nhanh nhưng không muốn biến thành một dự án ERP customization kéo dài.
Cần một UX đơn giản cho người dùng phổ thông
Nhân viên chỉ cần thực hiện một số thao tác nghiệp vụ nhưng không cần tiếp cận toàn bộ giao diện ERP.
ExtSuite không thay thế ERP - ExtSuite mở rộng ERP
Đây là điểm quan trọng nhất trong cách tiếp cận của ExtSuite.
ExtSuite không phải là một ERP mới nhằm cạnh tranh trực tiếp với NetSuite, SAP, Oracle Fusion hay Dynamics 365.
Thay vào đó:
ERP là Core.
ExtSuite là Extension Layer.
ERP tiếp tục quản lý dữ liệu và nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp. ExtSuite đảm nhiệm những trải nghiệm, quy trình và ứng dụng chuyên biệt nằm xung quanh ERP.
Kiến trúc này giúp doanh nghiệp tránh việc biến ERP thành một hệ thống "làm tất cả mọi thứ", đồng thời giảm áp lực phải customize ERP cho từng nhu cầu mới.
Một hướng tiếp cận mới cho Cloud ERP
Cloud ERP đã thay đổi cách doanh nghiệp triển khai hệ thống quản trị.
Thay vì xây dựng một hệ thống khổng lồ bao phủ mọi nghiệp vụ, xu hướng mới đang chuyển sang Composable Enterprise Architecture - trong đó ERP là một thành phần quan trọng của kiến trúc doanh nghiệp, nhưng không nhất thiết phải là toàn bộ kiến trúc.
ExtSuite được xây dựng theo định hướng đó.
ERP cung cấp transaction và financial backbone.
ExtSuite cung cấp các ứng dụng mở rộng và trải nghiệm nghiệp vụ.
Automation kết nối các quy trình.
Data trở thành nền tảng để doanh nghiệp tối ưu vận hành.
Đây là cách doanh nghiệp có thể tiếp tục tận dụng khoản đầu tư vào Cloud ERP, đồng thời mở rộng năng lực hệ thống mà không phải liên tục thay đổi ERP core.
ExtSuite - Extend Your Cloud ERP
Với định hướng Extend. Automate. Optimize., ExtSuite hướng tới một cách tiếp cận mới trong việc mở rộng Cloud ERP:
Không thay thế ERP.
Không phụ thuộc vào việc custom ERP cho mọi nhu cầu.
Không bắt mọi nhân viên phải sử dụng ERP đầy đủ.
Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng xung quanh ERP, trong đó mỗi ứng dụng đảm nhiệm đúng một nhóm nghiệp vụ và kết nối với hệ thống ERP trung tâm.
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng Oracle NetSuite, Oracle Fusion Cloud, SAP S/4HANA Public Cloud hoặc Microsoft Dynamics 365, ExtSuite là một lựa chọn để mở rộng năng lực Cloud ERP theo hướng modular, scalable và cost-efficient.
ExtSuite - Extend. Automate. Optimize.
