Với doanh nghiệp nhiều phòng ban và nhiều role, câu hỏi quan trọng không phải là "có dùng NetSuite Next hay không", mà là ai dùng, ai chưa dùng. Oracle giải quyết việc này bằng một trang quản trị riêng.
Trang Manage access to NetSuite Next
Theo tài liệu Oracle, đây là trang dùng để quản lý quyền truy cập NetSuite Next cho các role đủ điều kiện trong tài khoản.
Điều kiện truy cập rất rõ ràng: chỉ người dùng có role Administrator mới vào được trang này.
Trang này hiển thị những gì?
Với mỗi role đủ điều kiện, Oracle cho biết trang sẽ hiển thị:
- Role đó có quyền truy cập NetSuite Next hay không.
- Số người dùng được gán cho role đó.
- Bundle ID liên quan.
- Role là custom hay standard.
- Center type của role.
Tài liệu cũng nêu bạn có thể dùng ô tìm kiếm để tìm một role cụ thể, hoặc dùng bộ lọc.
Về mặt quản trị, đây là bộ thông tin khá đầy đủ: bạn biết role nào, bao nhiêu người, thuộc loại nào, trước khi quyết định mở hay không.
Ba mức thiết lập quyền truy cập
Đây là phần cốt lõi. Với mỗi role đủ điều kiện, Oracle cho phép chọn một trong ba mức:
1. NetSuite Next only
Người dùng chỉ có thể dùng NetSuite Next. Tài liệu nêu rõ hệ quả: môi trường của họ sẽ chuyển sang NetSuite Next ở lần đăng nhập tiếp theo.
Đây là mức "chuyển hẳn". Phù hợp với nhóm đã được đào tạo và không cần quay lại giao diện cũ.
2. Optional
Người dùng có thể chuyển đổi giữa phiên bản NetSuite hiện tại và NetSuite Next.
Đây là mức linh hoạt nhất, phù hợp cho giai đoạn chuyển tiếp: người dùng vừa làm quen giao diện mới, vừa có thể quay lại khi cần xử lý công việc gấp.
3. No access
Người dùng tiếp tục dùng phiên bản NetSuite hiện tại và không thể truy cập NetSuite Next.
Đây là mặc định an toàn cho các role chưa sẵn sàng.
Có thể cập nhật nhiều role cùng lúc
Oracle nêu rõ: bạn có thể cập nhật thiết lập truy cập cho từng role riêng lẻ, hoặc cho nhiều role cùng một lúc.
Với doanh nghiệp có hàng chục role, khả năng cập nhật hàng loạt giúp việc triển khai theo từng đợt trở nên khả thi trong thực tế.
Gợi ý chiến lược triển khai theo role
- Bắt đầu bằng No access cho toàn bộ: đảm bảo không ai bị ảnh hưởng ngoài kế hoạch.
- Mở Optional cho nhóm tiên phong: thường là tài chính, kế toán quản trị hoặc vận hành.
- Thu thập phản hồi rồi mới chuyển sang mức NetSuite Next only: chỉ áp dụng cho role đã đào tạo xong.
- Giữ nguyên No access cho các role nhạy cảm cho tới khi có kết luận rõ ràng.
Kết luận
Ba mức thiết lập — NetSuite Next only, Optional, No access — cho phép doanh nghiệp chuyển đổi có kiểm soát thay vì "bật tất cả rồi xử lý hậu quả". Với doanh nghiệp Việt Nam, chiến lược hợp lý là đi từ Optional cho nhóm nhỏ, rồi mở rộng dần theo dữ liệu thực tế.
