Nếu chỉ được chọn một việc để làm trước khi bật AI trong ERP, đó nên là dọn dữ liệu. Oracle nói rõ lý do: công cụ AI phụ thuộc vào dữ liệu sạch và nhất quán.
Tuyên bố nền tảng của Oracle
Tài liệu Oracle về chuẩn bị tài khoản cho NetSuite Next nêu ngắn gọn: các công cụ AI phụ thuộc vào dữ liệu sạch và nhất quán.
Điều này không phải khẩu hiệu marketing. AI trả lời dựa trên dữ liệu trong tài khoản — dữ liệu trùng hoặc thiếu sẽ trực tiếp tạo ra câu trả lời sai.
Bắt đầu từ đâu: ba loại bản ghi ưu tiên
Oracle khuyến nghị bắt đầu từ các loại bản ghi phục vụ công việc hằng ngày và báo cáo, cụ thể là:
- Khách hàng (customers)
- Nhà cung cấp (vendors)
- Mặt hàng (items)
Lý do rất thực tế: đây là những bản ghi xuất hiện trong hầu hết báo cáo, giao dịch và câu hỏi nghiệp vụ. Dọn ba loại này mang lại hiệu quả cao nhất trên mỗi giờ công bỏ ra.
Bốn vấn đề cần tìm và xử lý
Oracle liệt kê cụ thể bốn loại vấn đề:
- Bản ghi trùng lặp (duplicate records) — cùng một khách hàng hoặc nhà cung cấp nhưng nhiều mã khác nhau.
- Cách đặt tên không nhất quán (inconsistent naming) — lúc viết tắt, lúc viết đầy đủ, lúc kèm hậu tố.
- Thiếu thuộc tính (missing attributes) — những trường bắt buộc phục vụ báo cáo lại để trống.
- Thông tin cũ hoặc không còn hoạt động (outdated or inactive information) — khách đã ngừng giao dịch nhưng vẫn để trạng thái hoạt động.
Công cụ cụ thể Oracle gợi ý
Tài liệu Oracle dẫn tới ba công cụ nên dùng:
- Duplicate Record Detection — phát hiện bản ghi trùng.
- Inactivating Records — ngừng hoạt động bản ghi không còn dùng.
- Saved Search — dùng để rà soát có hệ thống.
Đặc biệt hữu ích: Oracle gợi ý dùng saved search để nhận diện các bản ghi đang hoạt động nhưng cần rà soát, dựa trên các dấu hiệu như:
- Thiếu trường khoá quan trọng.
- Không có giao dịch hoặc hoạt động gần đây.
- Người phụ trách đã ngừng hoạt động.
- Trạng thái lỗi thời.
- Giá trị không còn khớp quy trình nghiệp vụ hiện tại.
Đừng quên trường AI description
Oracle nhấn mạnh một việc mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua: hoàn thiện trường AI description cho custom record và custom field.
Trường này giúp Ask Oracle hiểu bạn đang hỏi gì khi mô tả hành động trên bản ghi. Khả năng đặt AI description có sẵn khi bạn chỉnh sửa custom record hoặc field.
Vì sao doanh nghiệp Việt Nam nên làm ngay?
- Không phụ thuộc NetSuite Next: dọn dữ liệu là việc có lợi ngay cả khi chưa dùng AI — báo cáo chính xác hơn, đối chiếu nhanh hơn.
- Đây là phần tốn thời gian nhất: dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp ở doanh nghiệp lâu năm thường rất lộn xộn.
- Cần sự tham gia của nghiệp vụ: không thể chỉ giao cho IT, vì cần quyết định bản ghi nào là chuẩn.
- Tạo nền tảng đo lường: sau khi dọn, chất lượng câu trả lời AI là chỉ số đánh giá kết quả dọn dẹp.
Kết luận
Oracle nói thẳng: AI phụ thuộc dữ liệu sạch. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ khách hàng, nhà cung cấp và mặt hàng, xử lý bốn nhóm vấn đề — trùng lặp, tên không nhất quán, thiếu thuộc tính, thông tin lỗi thời — và dùng saved search cùng công cụ phát hiện trùng của NetSuite để làm có hệ thống.
