TL;DR: NetSuite Multibook Accounting chia bản ghi thành book-specific (chỉ tạo cho một book) và book-generic (chia sẻ cho mọi book). Bảy quy trình như Inventory COGS, revenue recognition, expense amortization, khấu hao tài sản cố định chỉ chạy với một đơn vị tiền tệ cơ sở, nên giao dịch và template liên quan là book-specific.
Đây là bài bản đồ dữ liệu. Nếu bạn chỉ đọc một bài kỹ thuật về Multibook, hãy đọc bài này, vì nó quyết định phạm vi kiểm thử và thiết kế tích hợp của cả dự án.
Hai nhóm bản ghi trong Multibook
Oracle phân loại bản ghi NetSuite thành hai nhóm khi bật Multibook Accounting:
- Book-specific: bản ghi chỉ được tạo cho một book.
- Book-generic: bản ghi được tạo và chia sẻ cho tất cả accounting book. Một số bản ghi book-generic vẫn có thuộc tính riêng theo book.
Bản đồ theo nhóm record chính
NetSuite có các nhóm record lớn: Item, Entity, General Ledger (accounting period, chart of accounts, class, department, location, subsidiary), Transactions (bao gồm journal entry) và CRM. Cách phân loại như sau:
| Nhóm record | Phân loại | Ghi chú |
|---|---|---|
| CRM | Không bị ảnh hưởng | Bật Multibook không tác động tới CRM record |
| Entity | Book-generic | Một số như subsidiary có thể có thuộc tính theo book |
| General Ledger | Book-generic | Gồm accounting period, chart of accounts, class, department, location, subsidiary |
| Item | Book-generic với thuộc tính theo book | Item hiển thị ở mọi book, nhưng thông tin theo book cho revenue recognition và expense amortization lấy từ item record |
| Transactions | Phần lớn book-generic | Nhiều giao dịch có thuộc tính theo book; một số quy trình tạo bản ghi book-specific |
Chi tiết quan trọng về item: khi chart of accounts mapping được bật, các tài khoản được chỉ định trên item record cũng trở thành nguồn cho item account mapping. Đây là lý do vì sao chuẩn hóa item master data phải làm trước khi thiết kế mapping.
Bảy quy trình book-specific bạn phải rà soát
Một số quy trình trong NetSuite chỉ có thể chạy bằng một đơn vị tiền tệ cơ sở. Giao dịch và template liên quan tới các quy trình này là book-specific:
- Inventory COGS
- Revenue recognition (ghi nhận doanh thu)
- Deferred revenue reclassification journal entries
- Expense amortization (phân bổ chi phí)
- Fixed asset depreciation (khấu hao tài sản cố định)
- Intercompany elimination journal entries
- Month end currency revaluation (đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ)
Danh sách này chính là checklist kiểm thử của bạn. Với mỗi quy trình mà khách hàng đang dùng, cần xác nhận: giao dịch có bị tách theo book không, template có phải tạo riêng không, và báo cáo đọc từ book nào.
Giới hạn Inventory COGS cần nói rõ với khách hàng
Oracle ghi rõ: Multibook Accounting hiện chỉ hỗ trợ cùng một giá trị Inventory COGS trên tất cả book. Đây là giới hạn phải nêu ngay từ giai đoạn khảo sát, vì nhiều doanh nghiệp giả định rằng mỗi book có thể tính giá vốn theo phương pháp khác nhau.
Nếu khách hàng có yêu cầu giá vốn khác nhau theo chuẩn mực, cần thiết kế ngoài phạm vi tính năng chuẩn và ghi rõ trong tài liệu phạm vi, thay vì hứa hẹn trong giai đoạn bán hàng.
Trường hợp đặc biệt: Allocation Schedules
Allocation schedule là ngoại lệ thú vị: chúng có thể là book-generic hoặc book-specific tùy vào lựa chọn của bạn trong danh sách Accounting Book. Điều này có nghĩa là cùng một loại nghiệp vụ, hành vi dữ liệu lại phụ thuộc cấu hình.
Khuyến nghị: ghi lại quy ước nội bộ cho allocation schedule trong tài liệu thiết kế, và kiểm thử cả hai trường hợp nếu khách hàng dùng phân bổ ở nhiều book.
Bút toán theo book
Để hỗ trợ giao dịch book-specific, Multibook Accounting bổ sung bút toán theo book và bút toán liên công ty theo book. Đây là các loại bản ghi bổ sung, nằm cạnh các bút toán book-generic tiêu chuẩn. Khi thiết kế quy trình đóng kỳ, cần phân biệt rõ ba nhóm: bút toán chung, bút toán theo book, và bút toán liên công ty theo book.
Câu hỏi thường gặp
Entity record có tách theo book không?
Entity là book-generic, nhưng một số như subsidiary có thể có thuộc tính theo book. Vì vậy đừng giả định mọi thuộc tính của entity là dùng chung.
Có thể tính giá vốn khác nhau cho từng book không?
Hiện tại không. Multibook chỉ hỗ trợ cùng một giá trị Inventory COGS trên tất cả book.
Bản ghi book-specific có làm tăng khối lượng dữ liệu không?
Có, ở mức nhất định. Các bản ghi book-specific được tạo thêm nhưng không nhân bản toàn bộ dữ liệu, vì phần lớn giao dịch vẫn book-generic.
Kết luận
Bản đồ book-generic và book-specific là công cụ chẩn đoán phạm vi. Hãy dùng danh sách bảy quy trình book-specific làm checklist kiểm thử, nêu rõ giới hạn Inventory COGS từ đầu, và ghi quy ước cho allocation schedule. Làm được vậy, bạn giảm mạnh rủi ro phát sinh yêu cầu ngoài phạm vi giữa dự án.
Tham khảo: Multi-Book Accounting Records trên Oracle NetSuite Help.
