Đối soát tài khoản 154, 621, 622, 627 sau khi đóng kỳ giá thành trên NetSuite

Biên soạn: Đội tư vấn Oracle NetSuite, S4 Consulting · Cập nhật: 28/10/2026

Đối soát tài khoản 154 cùng 621, 622 và 627 là bước kiểm tra cuối cùng để chứng minh một kỳ giá thành đã đóng đúng: sau khi ghi sổ, các tài khoản chi phí 621, 622, 627 của xưởng phải về 0, trừ phần chi phí dùng chung đang chờ xưởng khác nhận, còn số dư 154 phải bằng giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. Trên NetSuite, kế toán thường làm việc này bằng báo cáo số dư và bảng tính, vì giá thành chuẩn không tự đưa chi phí thực tế từ các tài khoản chi phí về sản phẩm. Bài viết trình bày quy tắc đối soát, các nguyên nhân 154 hay treo số dư, một ví dụ có số và cách S4 eSuite VN Actual Costing tự kiểm tra các tài khoản này ngay sau khi ghi sổ.

Đối soát tài khoản 154 sau đóng kỳ giá thành là kiểm tra gì?

Đối soát tài khoản 154 là so sánh số dư cuối kỳ của tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang với giá trị dở dang đã đánh giá, đồng thời xác nhận các tài khoản tập hợp chi phí không còn số dư bất thường. Theo hướng dẫn hạch toán tài khoản 154 của Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ tính giá thành; phần chi phí NVL, nhân công vượt mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào giá thành mà ghi vào giá vốn 632. Vì vậy một kỳ đóng đúng phải thỏa đồng thời ba điều: chi phí của xưởng đã đi hết vào sản phẩm hoặc vào 632, 154 chỉ còn đúng phần dở dang, và mọi khoản chênh lệch đều có giải thích. Doanh nghiệp đang dùng sổ kế toán Thông tư 99 trên NetSuite có thể đối chiếu trực tiếp với sổ chi tiết các tài khoản này.

Vì sao tài khoản 154 trên NetSuite hay treo số dư?

Tài khoản 154 thường treo số dư khi giá trị ghi vào và giá trị chuyển ra thành phẩm được tính theo hai logic khác nhau. Trên NetSuite chuẩn, thành phẩm nhập kho theo NVL đã xuất cộng chi phí chế biến theo đơn giá định trước, trong khi chi phí thực tế của tháng nằm ở các tài khoản khác. Các nguyên nhân kế toán thường gặp:

• Lệnh sản xuất đóng sớm hoặc xuất bổ sung NVL sau khi đã ghi nhận hoàn thành, để lại giá trị trên 154 không còn lệnh tương ứng.
• Bút toán nhật ký thủ công ghi thẳng vào 154 mà không gắn với lệnh hay xưởng cụ thể.
• Chênh lệch giữa chi phí thực tế và đơn giá định trước được điều chỉnh bằng Excel nhưng chỉ ghi một phần.
• Giao dịch chờ duyệt, tồn kho âm hoặc lệnh thiếu BOM làm giá trị xuất NVL sai ngay từ đầu.
• Dở dang được đánh giá ngoài hệ thống, không có số liệu để so với số dư sổ cái.

Số dư treo kéo dài nhiều kỳ là điểm kiểm toán thường hỏi, và càng để lâu càng khó lần lại nguồn gốc.

Quy tắc đối soát 154, 621, 622, 627 sau ghi sổ là gì?

Quy tắc ngắn gọn: tài khoản tập hợp chi phí về 0, tài khoản dở dang khớp báo cáo dở dang. Bảng dưới tóm tắt kỳ vọng cho từng tài khoản khi doanh nghiệp tập hợp chi phí theo xưởng.

Việc doanh nghiệp dùng 621 hay xuất NVL thẳng cho lệnh vào 154 phụ thuộc cách theo dõi NVL đã chọn; S4-APC cho chọn giữa xuất kho thực tế cho từng lệnh hoặc phân bổ cuối kỳ. Tài khoản cụ thể ánh xạ qua cấu hình, linh hoạt theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, gồm Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Ví dụ minh họa: đối soát một xưởng có chi phí dùng chung như thế nào?

Ví dụ minh họa sau dùng một xưởng lắp ráp theo dõi NVL theo phương án phân bổ cuối kỳ. Đầu tháng, 154 của xưởng có số dư dở dang 80.000.000 đồng. Trong tháng phát sinh: 621 là 500.000.000 đồng; 622 là 150.000.000 đồng; 627 là 210.000.000 đồng, gồm chi phí chung biến đổi của xưởng 60.000.000 đồng, khấu hao dây chuyền 90.000.000 đồng và điện tổng nhà máy 60.000.000 đồng dùng chung, chia cho xưởng này 70% và xưởng bên cạnh 30%.

Kết quả tính của kỳ: hao hụt NVL vượt ngưỡng 6.000.000 đồng ghi 632, phần NVL vào giá thành 494.000.000 đồng. Sản lượng thực tế bằng 90% công suất bình thường, nên khấu hao vào giá thành 81.000.000 đồng và 9.000.000 đồng chưa hấp thụ ghi 632. Phần điện của xưởng là 60.000.000 x 70% = 42.000.000 đồng. Tổng chi phí vào giá thành trong kỳ là 494.000.000 + 150.000.000 + 60.000.000 + 81.000.000 + 42.000.000 = 827.000.000 đồng. Dở dang cuối kỳ đánh giá được 107.000.000 đồng, nên giá trị thành phẩm hoàn thành là 80.000.000 + 827.000.000 - 107.000.000 = 800.000.000 đồng.

Để dễ theo dõi, bảng gộp các bút toán thành dòng tổng hợp; trên NetSuite, giá trị thành phẩm đi qua phiếu ghi nhận hoàn thành và phiếu điều chỉnh tồn kho. Tổng ghi vào 632 từ kỳ này là 15.000.000 đồng, gồm hao hụt vượt ngưỡng và khấu hao chưa hấp thụ, cách tính chi tiết có trong bài hao hụt nguyên vật liệu vượt định mức và chi phí sản xuất chung cố định theo công suất bình thường.

Chi phí dùng chung của xưởng khác được xử lý ra sao khi đối soát?

Số dư 18.000.000 đồng trên 627 trong ví dụ không phải lỗi, vì đó là phần điện dùng chung thuộc xưởng bên cạnh và sẽ được trừ khi xưởng đó chạy kỳ giá thành của mình. Khi đối soát bằng bảng tính, kế toán thường phải tự ghi chú khoản này mỗi tháng, và rất dễ nhầm với chi phí bị bỏ sót. Trong S4 eSuite VN Actual Costing, nhóm chi phí dùng chung được chia theo tỷ lệ khai báo sẵn, hệ thống kiểm tra tổng các tỷ lệ phải đủ, và bước đối soát sau ghi sổ tự hiểu phần chi phí dùng chung thuộc về xưởng khác. Nhờ vậy kết quả đối soát phân biệt được số dư hợp lệ với số dư cần xử lý. Cách chọn tỷ lệ và tiêu thức cho chi phí dùng chung được phân tích trong bài 8 tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung.

Đóng kỳ giá thành cần đi qua những bước nào?

S4-APC tổ chức đóng kỳ theo checklist 10 bước, mỗi bước có hạn hoàn thành và người thực hiện, tên bước cụ thể theo cấu hình của doanh nghiệp. Trình tự công việc kế toán thường đi qua trong một kỳ giá thành như sau:

1. Kiểm tra số liệu trước khi tính: giao dịch chờ duyệt, tồn kho âm, lệnh sản xuất đóng sớm, lệnh thiếu BOM.
2. Nhập số kiểm kê NVL cuối kỳ hoặc chọn phương án ước tính khi chưa kiểm kê đủ.
3. Rà soát các nhóm chi phí lấy từ sổ cái và điều chỉnh nếu cần trước khi tính.
4. Chạy thử để xem trước kết quả phân bổ, phần chưa hấp thụ, hao hụt và dở dang.
5. Kế toán giá thành chuyển duyệt, người duyệt xem xét và phê duyệt.
6. Ghi sổ: hệ thống tự tạo điều chỉnh tồn kho, xuất NVL cho lệnh, bút toán nhật ký và đóng lệnh đã hoàn thành.
7. Đối soát 154, 621, 622, 627 sau ghi sổ.
8. Xuất hồ sơ đóng kỳ PDF và khóa kỳ giá thành.

Tách người tính và người duyệt là điểm kiểm soát quan trọng: kỳ đã khóa thì không sửa được, và nhật ký ghi lại toàn bộ thao tác.

Nếu đối soát không khớp thì hủy và tính lại thế nào?

Khi đối soát phát hiện sai, ví dụ một phiếu lương ghi nhầm bộ phận làm 622 của xưởng còn số dư, cách xử lý an toàn là hủy toàn bộ bút toán của kỳ, sửa nguồn rồi tính lại, thay vì lập thêm bút toán điều chỉnh tay. S4-APC cho hủy toàn bộ bút toán đã ghi của một kỳ, sổ sách trở về đúng số liệu trước khi ghi. Cách làm này giữ sổ cái sạch: không có cặp bút toán ghi rồi đảo nằm rải rác, và kiểm toán chỉ cần xem kết quả của lần tính cuối cùng đã được duyệt. Mỗi Costing Run còn lưu bản chụp cấu hình đã dùng khi tính, nên nếu tham số thay đổi giữa hai lần tính thì vẫn giải trình được vì sao kết quả khác nhau.

Hồ sơ đóng kỳ PDF giúp gì khi kiểm toán?

Hồ sơ đóng kỳ PDF gom các kết quả cần giải trình của một kỳ vào một tài liệu để lưu trữ, thay cho thư mục gồm nhiều file Excel phiên bản khác nhau. Khi kiểm toán hỏi một con số giá thành, kế toán có thể lần ngược: chi phí lấy từ tài khoản nào trên sổ cái, phân bổ theo tiêu thức nào, ai tính, ai duyệt, khóa lúc nào. Các báo cáo như thẻ giá thành, dở dang cuối kỳ, so sánh định mức với thực tế đều xuất được Excel và PDF. Về thuế, hồ sơ này hỗ trợ lưu giữ định mức và giải trình chi phí; việc chi phí có được trừ hay không vẫn phụ thuộc hồ sơ, chứng từ và quy định thuế từng thời kỳ. Cách đánh giá dở dang để có con số so với 154 được trình bày trong bài sản phẩm dở dang cuối kỳ trên ERP, còn tổng quan sản phẩm có tại trang S4 eSuite VN Actual Costing và video giới thiệu. Bối cảnh vì sao NetSuite chuẩn cần thêm bước này được phân tích ở bài Standard Costing NetSuite và kế toán Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Sau khi đóng kỳ giá thành, tài khoản 154 nên còn số dư bao nhiêu?

Số dư 154 của xưởng nên bằng giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ đã đánh giá; phần chênh lệch cần được giải thích trước khi khóa kỳ.

Tài khoản 627 còn số dư sau khi tính giá thành có phải là lỗi không?

Không nhất thiết. Nếu số dư là phần chi phí dùng chung thuộc xưởng khác chưa chạy kỳ giá thành thì đó là số dư hợp lệ; S4-APC tự nhận biết phần này khi đối soát.

Phát hiện sai sau khi ghi sổ giá thành thì xử lý thế nào?

Với S4-APC, kế toán hủy toàn bộ bút toán của kỳ, sổ sách trở về số liệu trước khi ghi, sửa nguồn rồi tính lại thay vì lập bút toán điều chỉnh tay.

Khoản nào được ghi vào 632 thay vì giá thành?

Theo VAS 02 và hướng dẫn tài khoản 154, chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ và phần NVL, nhân công vượt mức bình thường được ghi vào giá vốn 632.

Hồ sơ đóng kỳ PDF có giúp ích khi quyết toán thuế không?

Có ở mức hỗ trợ lưu giữ định mức và giải trình chi phí; việc được trừ phụ thuộc hồ sơ, chứng từ và quy định thuế từng thời kỳ.

Nguồn tham khảo

• MISA AMIS - Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 154 theo Thông tư 99/2025
• MISA AMIS - Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 155 theo Thông tư 99/2025
• Bộ Tài chính - Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ban hành Chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho (file văn bản, vbpl.vn)
• Thư viện Pháp luật - Toàn văn Chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho
• Oracle NetSuite Help - Creating Manufacturing Cost Templates